Call for tenders for the recruitment of an individual consultant responsible for the design, implementation and transfer of the performance monitoring system of the Small and Medium Enterprises Development Agency (ADPME) of Benin.

TechnoServe Public Solicitation: Call for tenders for the recruitment of an individual consultant responsible for the design, implementation and transfer of the performance monitoring system of the Small and Medium Enterprises Development Agency (ADPME) of Benin. Reference Number: RQ11125 Region: West Africa | Performance Location: Benin Published Date: Oct 27, 2026 | Due Date: Nov 15, 2026 Notice Type: Request for Proposals Selection Criteria: - Offre financière (30 pts) - Expérience confirmée dans la conception et le pilotage d'indicateurs et de tableaux de bord + Expérience dans le suivi de projets complexes impliquant plusieurs partenaires (20 pts : 2,5 pts par mission prouvée et 10 pour la justification en interview) (20 pts) - Connaissance de l'écosystème entrepreneurial béninois (10 pts : 2,5 pts par mission confirmant cette bonne connaissance et 05 pots pour l'interview) + Expérience sur des projets financés par des partenaires techniques et financiers (2,5 pts par expérience (20 pts) - Formation (5 pts) :Bac+5 au moins en Gestion de Projet, Contrôle de gestion, Pilotage de la performance, Économie, Statistiques, Gestion, Suivi-évaluation, ou discipline pertinente + Compréhension de la mission (15 pts) : contexte, résultats attendus, mét (20 pts) - Au moins cinq 05 années d'expérience en contrôle de gestion, pilotage de la performance, gestion de projet ou suivi-évaluation (0 pt si moins de à 5 ans; 07 pts pour 05 ans d’expérience et 10 pts pour plus de 05 ans d'expérience justifiée) (10 pts) Project Background: PRÉSENTATION DE TECHNOSERVE TechnoServe est une organisation ayant pour mission de collaborer avec des hommes et des femmes animés par l’esprit d’entreprise pour créer et développer dans les pays en développement, des exploitations agricoles, des entreprises et des secteurs d’activités performants et compétitifs. Nous sommes une ONG à but non lucratif qui lutte contre la pauvreté en facilitant l’accès des individus à l’information, au capital et aux marchés. CONTEXTE ET JUSTIFICATION L’ADPME a signé une Convention de partenariat avec TechnoServe le 31 mai 2024, en vigueur jusqu’au 31 août 2027, dans le cadre du projet BeniBiz 2.0. Ce partenariat se traduit par la mise en œuvre conjointe d’activités inscrites dans un Plan de Travail Annuel (PTA), assorti d’indicateurs de performance à suivre et à rapporter, notamment au Comité de Pilotage (CoPil) du projet. Afin de renforcer le suivi-évaluation et la mesure des résultats du partenariat, et plus largement de doter l’Agence d’un dispositif structuré de suivi de la performance, l’ADPME souhaite recruter un(e) consultant(e) pour une durée de Sept (07) mois, (décembre 2026 – juin 2027). La mission vise à concevoir, mettre en place et transférer le dispositif de suivi de la performance. À l’issue de la mission, l’ADPME internalisera et pérennisera ce dispositif en reprenant la fonction sur son budget national. Le financement de cette consultance sur le budget BeniBiz se justifie par sa contribution directe au suivi des indicateurs du partenariat, à la qualité du reporting attendu et à la redevabilité vis-à-vis de TechnoServe et des partenaires techniques et financiers. Scope of Work: OBJECTIFS DE LA MISSION Objectif général: L’objectif général de la présente mission est de structurer et opérationnaliser le dispositif de suivi et de pilotage de la performance de l'Agence, en assurant en priorité le suivi consolidé des résultats du partenariat BeniBiz 2.0, et en préparant sa reprise sur budget national. Objectifs spécifiques: Il s’agira de : Définir les indicateurs stratégiques de performance de l'Agence et du partenariat ; Concevoir et animer les tableaux de bord de pilotage ; Suivre et analyser la contribution des directions à l’atteinte des objectifs de l’Agence et identifier les axes d’amélioration ; Suivre les délais de réponse et de traitement des directions ainsi que les délais de passation des marchés ; Assurer le reporting périodique à la Direction Générale et l'aide à la décision ; Consolider les résultats du PTA BeniBiz pour le reporting au CoPil et aux PTF ; Transférer les compétences et documenter le dispositif en vue de sa pérennisation. MISSIONS ET ACTIVITÉS Les principales missions attendues du consultant se présentent comme suit : Missions Activités Mission 1 : Définir et structurer le dispositif de suivi de la performance de l’ADPME • Définir les indicateurs stratégiques de performance (KPI) de l’Agence et du partenariat ; • Concevoir le cadre de mesure et de suivi de la performance ; • Élaborer et maintenir les tableaux de bord stratégiques et de pilotage ; • Intégrer des indicateurs de délais (réponse des directions, traitement des dossiers, passation des marchés) ; • Contribuer à l’harmonisation des indicateurs entre les directions et les projets ; • Définir les cibles, jalons, seuils d’alerte et modalités de suivi permettant d’apprécier l’avancement des priorités et des résultats attendus. Mission 2 : Assurer le suivi de la performance du partenariat BeniBiz 2.0 • Suivre les indicateurs de performance du PTA BeniBiz ; • Consolider les résultats des activités conjointes ADPME / TechnoServe ; • Produire les données et analyses nécessaires au reporting ; • Analyser les écarts entre objectifs et réalisations du partenariat. Mission 3 : Suivre la performance d’exécution des directions de l’ADPME, les délais et les processus internes • Suivre l’exécution des objectifs et engagements relevant de chaque direction au regard des priorités de l’Agence ; • Suivre les délais de réponse et de traitement des directions sur les différentes activités, afin de réduire la nécessité de relances ; • Suivre les délais de passation des marchés et identifier les goulots d’étranglement des processus ; • Apprécier la contribution des directions aux résultats stratégiques de l’ADPME ; • Identifier les obstacles, blocages, risques et dépendances susceptibles d’affecter l’exécution des priorités et proposer les mesures correctives ou arbitrages nécessaires ; • Formuler des recommandations d’amélioration de la performance et de la réactivité des directions ; • Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations. Mission 4 : Assurer le reporting stratégique et l’aide à la décision • Assurer un reporting périodique (mensuel, trimestriel, annuel) à la Direction Générale de l’ADPME ; • Traduire les priorités et décisions stratégiques de la DG en jalons, actions, responsables et échéances permettant d’en suivre l’exécution ; • Assurer le suivi des décisions, arbitrages et actions prioritaires de la DG et alerter sur les retards ou blocages affectant leur mise en œuvre ; • Formuler des recommandations et produire des analyses prospectives et des lectures de trajectoire. Mission 5 : Transférer et pérenniser le dispositif • Documenter les outils, procédures et méthodes du dispositif ; • Former et accompagner les équipes internes de l’ADPME ; • Préparer la reprise de la fonction sur budget national à l’issue de la mission. Required Deliverables: LIVRABLES ATTENDUS Les résultats attendus de cette mission sont : Une méthodologie et un chronogramme actualisé de la mission ; Un cadre d’indicateurs stratégiques et un manuel de suivi de la performance ; Des tableaux de bord opérationnels et mis à jour périodiquement ; Des rapports périodiques de performance (mensuels, trimestriels, annuel) ; Des notes d’aide à la décision et supports de présentation pour la DG et TechnoServe ; Un rapport d’évaluation de la performance des directions assorti d’axes d’amélioration ; Un tableau de bord de suivi des délais (réactivité des directions et passation des marchés) ; Un tableau de suivi des décisions et actions prioritaires de la DG ; Un rapport consolidé de suivi des indicateurs du partenariat ADPME-BeniBiz ; Un document de transfert et de pérennisation du dispositif ; Un rapport final de mission. Le tableau suivant présente les livrables attendus et doit être actualisé dans la proposition technique du consultant sur la base de sa méthodologie d’intervention : N° Livrables Echéance 1 Méthodologie et chronogramme actualisé de la mission Au démarrage de la mission, après tenue de la séance de cadrage 2 Des rapports périodiques mensuels et consolidés de performance en cours de mission ; Des tableaux de bord opérationnels et mis à jour périodiquement ; des notes d’aide à la décision et supports de présentation pour la DG et TechnoServe ; Un rapport d’évaluation de la performance des directions assorti d’axes d’amélioration ; un tableau de suivi des décisions et actions prioritaires de la DG ; un rapport consolidé de suivi des indicateurs du partenariat BeniBiz ; un tableau de bord de suivi des délais (réactivité des directions et passation des marchés). Chaque fin de mois et selon le besoin du commanditaire 3 Des modèles de rapport (mensuels, trimestriels, annuel) ; Un rapport consolidé de suivi des indicateurs du partenariat BeniBiz-ADPME ; Un document de transfert et de pérennisation du dispositif ; un tableau de bord de suivi des délais (réactivité des directions et passation des marchés) ; Un rapport final de mission. En fin de mission DURÉE, FINANCEMENT ET MODALITÉS La mission est d’une durée maximum de Sept (07) mois, à compter de la date de signature du contrat, dans la limite du calendrier du projet BeniBiz 2.0 (échéance au 30 juin 2027). La présente consultance est financée sur le budget du projet BeniBiz 2.0, au titre du PTA. La rémunération sera versée au (à la) consultant (e) recruté (e) selon un échéancier conditionné à la remise et à la validation des différents livrables issus de la réalisation de la mission. À l’issue de la mission, l’ADPME assurera la reprise et la pérennisation de la fonction de suivi de la performance sur son budget national.