Tender for the rehabilitation of 5 latrines in Al Salam locality and Kass, South Darfur state

عطاء إعادة تأهيل عدد 5 مراحيض في محلية السلام وكاس ولاية جنوب دارفور تدعو منظمة هوب (HOPE) المقاولين والشركات الهندسية المؤهلين والمستوفين للشروط وذوي الخبرة إلى تقديم عروضهم المالية والفنية لإعادة تأهيل عدد 5 مراحيض في محلية السلام وكاس ولاية جنوب دارفور موقع تسليم العروض المالية : مدينه نيالا – ولاية جنوب دارفور ( حي السينما - شارع الضعين مبني رقم 505 او عبر البريد الإلكتروني : hopesudan.kh@gmail.com شروط ومتطلبات العطاء 1 / الأهلية والخبرة يجب أن يكون المقاول مسجلاً بصورة قانونية ولديه سجل تجاري وجميع مستنداته مكتملة وغير مدرج في قوائم الارهاب والعقوبات يجب ان يكون المقاول مؤهلا فنيا وماليا لتوريد وتنفيذ المطلوبات ولديه معرفه تامه بطرق العمل مع المنظمات وقطاعات العمل الانساني 3/ متطلبات العرض المالي يجب على المقاول تقديم عرض مالي بالجنيه السوداني ساري المفعول وموقع ومختوم رسميًا . يجب أن يوضح العرض بوضوح سعر الوحدة، والكمية، والإجمالي، والعملة، وأي ضرائب أو رسوم مطبقة لكل صنف . يجب أن يظل العرض ساري المفعول لمدة 30 يوم 4/ مواصفات المواد المستخدمة في الصيانة يجب توريد وتنفيذ جميع المطلوبات وفقا لاعلي مستوي جودة متوفر وأن تكون المواد غير مستخدمة وفي حالة ممتازة . لن يتم قبول المنتجات التالفة والاعمال الغير مطابقة أو التي تم العبث بها أو التي تعرضت لاي ضرر نتيجه الترحيل او غيرة . 5/ التسليم يتحمل المورد/ المقاول المسؤولية الكاملة عن الصيانة وتسليم جميع المطلوبات الموصوفة في كراسة الكميات وفق الاشتراطات الهندسية التي تنظم العمل وفقا للمواقع المحددة من قبل منظمة هوب . يجب نقل المواد والترحيل لجميع المطلوبات وفقًا لشروط الهندسية الموصي بها من الشركة المصنعة . يتحمل المورد أي تكاليف إضافية متعلقة بالتركيب او التشغيل او الخدمات المحلية والتركيب و التسليم الموقع المحدد، ما لم يتم الاتفاق كتابيًا على خلاف ذلك . 6/ فترة التسليم يجب إكمال توريد وتسليم وتنفيذ جميع المطلوبات المطلوبة خلال مدة أقصاها 21 يوم من تاريخ الإخطار الرسمي وتأكيد أمر الشراء/العقد ، ما لم يتم الاتفاق كتابيًا على خلاف ذلك مع منظمة هوب . يجب على المورد توضيح فترة التسليم المتوقعة في العرض المالي المقدم . 7/ الفحص والاستلام النهائي يخضع الاستلام النهائي للمواد المطلوبة للفحص الفعلي والتحقق من قبل مسؤول البرامج والمشتريات والمهندس المختص لدى منظمة هوب . سيتم فحص الاعمال ومطابقتها مع أمر الشراء والمواصفات الفنية والعرض المالي ومستندات التسليم المعتمدة . تحتفظ منظمة هوب بحقها في رفض أي عمل لا يستوفي المواصفات المطلوبة أو معايير الجودة أو المتطلبات التنظيمية أو شروط التسليم المتفق عليها . يلتزم المقاول باستبدال أي مطلوب تم رفضة من قبل اللجنة على نفقته الخاصة ودون أي تكلفة إضافية على منظمة هوب . 8/ شروط الدفع يتم الدفع بعد إكمال التوريد والتنفيذ للأعمال المطلوبة والفحص والاستلام النهائي . يتم سداد 50% بعد انجاز 70% من العمل بحسب تقرير اللجنة المشرفة والاستشارية 50% بعد نسبة انجاز 100% بحسب تقرير اللجنة المشرفة وقبول جميع الأصناف المطلوبة ، وذلك بعد تقديم جميع المستندات الداعمة المطلوبة واستكمال إجراءات المشتريات المعمول بها . ويتم السداد عبر التحويل البنكي عبر التفويض الصادر من المقاول يتم السداد بالجنية السوداني عبر التحويل المصرفي ويجب ان تقدم العروض بالجنية السوداني 9/ حق الاختيار تحتفظ منظمة هوب بحقها في اختيار العرض الذي يحقق أفضل قيمة مقابل المال ويستوفي المواصفات الفنية المطلوبة ومعايير الجودة والمتطلبات التنظيمية وفترة التسليم وكافة شروط العطاء الأخرى . لا يعني تقديم أقل سعر قبول العرض تلقائيًا، إذا لم يستوفِ المتطلبات الفنية أو معايير الجودة أو شروط التسليم أو متطلبات الامتثال . تحتفظ منظمة هوب بحقها في رفض أي عرض أو جميع العروض وفقًا لسياسة وإجراءات المشتريات المعتمدة لديها . المستندات المطلوبة إرفاق جميع المستندات الحكومية الرسمية . تقديم مستندات تسجيل الشركة سارية المفعول . إرفاق جميع المستندات التي تثبت أهلية وقدرة مقدم العرض على تنفيذ الأعمال المطلوبة . بما في ذلك شهادات الإنجاز والاعمال المشابهة علي المقاول تقديم جدول زمني يوضح خطة وجدولة تنفيذ العمل الموعد النهائي لتقديم العروض : يجب تقديم عروض الأسعار في موعد أقصاه 11 نوفمبر 2026، الساعة 2:00 ظهرًا ، إلى مكتب منظمة هوب (HOPE Organization) بولاية جنوب دارفور نيالا على العنوان المذكور أعلاه، أو عبر عنوان البريد الإلكتروني المشار إليه أعلاه . hopesudan.kh@gmail.com تقديم عروض الأسعار : توضع العروض داخل ظرف محكم الاغلاق مع كتابة اسم ورقم العطاء بشكل واضح خارج الظرف وكتابة اسم الشركة يمكن تقديم عروض الأسعار إلى مكتبنا في نيالا، ولاية جنوب دارفور . أرقام التواصل مكتب نيالا 096 672 5505 كما يمكن تقديم عروض الأسعار بصيغة PDF عبر البريد الإلكتروني على العنوان التالي : hopesudan.kh@gmail.com يوصي بكتابة رقم واسم العطاء في خانة الموضوع للعروض المرسلة عبر البريد الإلكتروني لمزيد من الاستفسارات، يرجى التواصل مع قسم المشتريات : رقم التواصل واتسا ب 0120023522 تنويه : في حال رغبة المقاول في إجراء زيارة ميدانية للموقع، يجب التنسيق مسبقًا مع مكتب منظمة هوب (HOPE) بنيالا قبل موعد الزيارة بمدة لا تقل عن ثلاثة أيام . ويتحمل المقاول كافة التكاليف المترتبة على الزيارة على نفقته الخاصة، دون تحميل منظمة هوب أي تكاليف إضافية . Invitation to Tender: Rehabilitation of Five (5) Latrines in Alsalam and Kass Localities, South Darfur State HOPE Organization invites qualified, legally registered, and experienced contractors and engineering companies to submit their technical and financial proposals for the rehabilitation of five (5) latrines in Alsalam and Kass Localities, South Darfur State. 1. Submission Location Hard-copy proposals may be submitted to: HOPE Organization – Nyala Office Al Cinema District, Al-Daein Street, Building No. 505 Nyala, South Darfur State, Sudan Alternatively, proposals may be submitted by email to: hopesudan.kh@gmail.com 2. Eligibility and Experience The contractor must be legally registered, possess a valid commercial registration and all required official documents, and must not be listed on terrorism or sanctions lists. The contractor must have the technical and financial capacity to execute the required works and demonstrate a sound understanding of working procedures with humanitarian organizations and the humanitarian sector. The contractor should have relevant experience in similar rehabilitation and construction works. 3. Financial Proposal Requirements The contractor must submit a financial offer in Sudanese Pounds (SDG) , duly signed and officially stamped, with a validity period of at least 30 days. The financial offer must clearly indicate the unit price, quantity, total amount, currency, and any applicable taxes or fees for each item. All prices must cover the costs necessary to complete the required works in accordance with the tender specifications. 4. Materials and Workmanship Specifications All materials supplied and works executed must meet the highest available quality standards. Materials must be new, unused, and in excellent condition. Damaged materials and defective, non-compliant, tampered-with, or otherwise damaged items, including damage resulting from transportation or handling, will not be accepted. All rehabilitation works must comply with the applicable engineering standards and technical specifications stated in the Bill of Quantities and tender documents. 5. Delivery and Execution Requirements The contractor shall bear full responsibility for executing the rehabilitation works and delivering all items and completed works specified in the Bill of Quantities, in accordance with the applicable engineering requirements and at the locations designated by HOPE Organization. All materials must be transported and handled in accordance with the relevant engineering requirements and the manufacturer's recommendations. The contractor shall bear any additional costs associated with transportation, installation, operation, local services, and delivery to the designated sites, unless otherwise agreed in writing. 6. Completion Period All required works must be completed within a maximum period of 21 days from the date of official notification and confirmation of the Purchase Order or contract, unless otherwise agreed in writing with HOPE Organization. The contractor must clearly state the proposed implementation schedule and expected completion period in the submitted financial proposal. The contractor shall provide a work plan and timeline showing the proposed sequence and schedule of activities. 7. Inspection and Final Acceptance Final acceptance of the completed works shall be subject to physical inspection and verification by HOPE's Programs and Procurement Officers and the designated engineer. The works will be inspected to verify compliance with the Purchase Order, technical specifications, approved financial offer, and authorized delivery and completion documents. HOPE Organization reserves the right to reject any work that fails to meet the required specifications, quality standards, regulatory requirements, or agreed delivery conditions. The contractor shall rectify or replace any rejected work or item at their own expense, without any additional cost to HOPE Organization. 8. Payment Terms Payments shall be made upon completion of the required works, inspection, and final acceptance, subject to the following payment schedule: First installment: 50% upon achieving 70% completion of the works, as confirmed by the report of the supervising and consulting committee. Final installment: 50% upon achieving 100% completion and acceptance of all required works and items, as confirmed by the supervising committee's report and following submission of all required supporting documents and completion of HOPE's applicable procurement procedures. All payments shall be made in Sudanese Pounds (SDG) via bank transfer to the bank account authorized by the contractor. All financial proposals must be submitted in Sudanese Pounds (SDG). 9. Evaluation and Right of Selection HOPE Organization reserves the right to select the offer that provides the best value for money while meeting the required technical specifications, quality standards, regulatory requirements, completion period, and all other tender conditions. Submission of the lowest-priced offer does not automatically guarantee award if the offer fails to meet the technical requirements, quality standards, delivery conditions, or compliance requirements. HOPE Organization reserves the right to reject any or all bids in accordance with its approved procurement policy and procedures. 10. Required Documents Bidders must submit the following documents: Copies of all required official government documents. Valid company registration documents. Documents demonstrating the bidder's eligibility and capacity to execute the required works. Certificates of completion and evidence of experience in similar projects. A proposed work plan and implementation schedule showing the planned sequence and duration of activities. Any additional documents required to demonstrate technical and financial capacity. 11. Tender Submission Deadline The deadline for submission of proposals is: 11 November 2026, at 2:00 PM. Proposals must be submitted to the HOPE Organization office in Nyala, South Darfur State, at the address specified above, or by email to: hopesudan.kh@gmail.com 12. Submission Instructions Hard-copy submissions Financial and technical proposals must be placed in a sealed envelope clearly marked with the tender title and tender reference number, together with the name of the bidding company. Submissions may be delivered to the HOPE Organization office in Nyala, South Darfur State. Contact number: 096 672 5505 Email submissions Proposals may also be submitted in PDF format to: hopesudan.kh@gmail.com Bidders are advised to clearly indicate the tender number and tender title in the email subject line. For further inquiries, please contact the Procurement Department: Email: seniorprocurementofficer@hopesudan.org Telephone: 0120023522 13. Site Visit Contractors wishing to conduct a site visit must coordinate with the HOPE Organization office in Nyala at least three (3) days in advance of the proposed visit. All costs associated with the site visit shall be borne by the contractor. HOPE Organization shall not be responsible for any additional costs incurred in connection with the visit. Eng: Musab Khaled Senior Procurement & Operation officer